Profesjonalna obsługa klienta to jeden z najważniejszych działów firmy. Niezależnie od tego, czy prowadzisz duże przedsiębiorstwo, czy też małą firmę, w której zajmujesz się zarówno obsługą klientów, jak i świadczeniem usług, fachowe podejście do osób kontaktujących są ze spółką to podstawa. W jaki sposób usprawnić obsługę klienta? Poniżej znajdziesz garść wskazówek.
Specjalistyczne oprogramowanie
Skutecznym sposobem na usprawnienie obsługi klienta jest instalacja specjalistycznego oprogramowania, takiego jak system call center Thulium. Kompleksowe narzędzie pozwala na zarządzanie obsługą klienta z poziomu przeglądarki. Dzięki nowoczesnym narzędziom i funkcjom zainstalowanym w systemie masz pewność, że żadne połączenie od klienta nie zostanie przeoczone. System call center posiada wbudowaną wirtualną centralę telefoniczną VoIP, funkcję kolejkowania z oddzwanianiem, dynamiczny edytowalny IVR oraz identyfikację klienta z opcją kontaktu. Nawet jeśli konsultant nie może w danej chwili odebrać połączenia lub klient nie chce czekać na linii, to jego próba kontaktu zapisuje się w systemie. Dzięki temu konsultant może do niego oddzwonić. To pozwala dbać o pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa jako firmy troszczącej się o komfort klienta. Nowoczesny system call center znacząco ułatwia również pracę specjalistom. Pracownicy widzą całą historię kontaktu z dzwoniącym, zarówno telefonicznego, jak i mailowego czy poprzez czat na stronie, co sprawia, że mogą go łatwo zidentyfikować i sprawdzić, w jakich sprawach klient kontaktował się wcześniej. Dzięki temu konsultant będzie mógł prowadzić spersonalizowaną rozmowę.
Szybkie załatwienie sprawy
Idealna obsługa klienta opiera się na szybkim załatwieniu sprawy. Ważny jest zatem czas rozwiązania zgłoszonego problemu, niezależnie od tego, czy jest to reklamacja, zapytanie o ofertę albo pytanie o możliwość zwrotu czy dostępność produktu. Mimo że według prawa na rozpatrzenie reklamacji sprzedawca ma 14 dni, to zawsze warto maksymalnie skrócić ten czas. To wpływa bowiem na pozytywną opinię klientów na temat firmy. Aby przyspieszyć wszystkie procesy, warto zainwestować w profesjonalne oprogramowanie usprawniające pracę, takie jak wspomniany już system call center z opcją kolejkowania, ale również odpowiednie szkolenia pracowników. Warto postawić też na specjalizację pracowników, czyli kierowanie klientów do konkretnych osób będących fachowcami w danym temacie.
Komunikacja wielokanałowa
Aby usprawnić obsługę klienta, warto również postawić na komunikację wielokanałową. Dobrze zatem, aby potencjalni klienci mogli skomunikować się z firmą na różne sposoby, zarówno tradycyjnie, czyli telefonicznie i pocztowo, jak i cyfrowo, czyli mailowo, poprzez formularz oraz czat na stronie internetowej. Polecaną metodą jest też korzystanie z zewnętrznych portali i systemów, takich jak Facebook Messenger. Wdrożenie w firmie sprawnego i skutecznego kontaktu różnymi kanałami pozwoli zbudować wizerunek nowoczesnej, otwartej na klienta firmy. Istotne jest także swobodne przechodzenie między kanałami, żeby konsultant rozmawiający z klientem np. przez maila wiedział, w jakiej sprawie klient kontaktował się wcześniej telefonicznie. W zadaniu tym również pomoże profesjonalny system call center Thulium, gwarantujący kompleksową komunikację omnichannel.
