Dlaczego warto mieć program do wystawiania faktur?

Trudno dziś wyobrazić sobie sprawnie funkcjonującą firmę przez programu do wystawiania faktur. Zarządzenie biznesową dokumentacją może nie być proste, tym bardziej jeśli na przedsiębiorcę nakładane są dodatkowe obowiązki, związane np. z podatkiem VAT. Jak zadbać o sprawne wystawianie faktur?

Przepisy nie nakazują przedsiębiorcom korzystania ze specjalnych narzędzi czy też automatyzacji kwestii związanych z wystawianiem faktur. Żeby jednak mieć kontrolę nad biznesową dokumentacją, warto wypróbować program do fakturowania, chociażby w darmowej odsłonie, żeby przekonać się o jego możliwościach oraz wpływie na efektywność funkcjonowania firmy.

Czy program do fakturowania jest niezbędny?

Zgodnie z literą prawa do wystawiania faktur nie trzeba posiadać specjalnego programu. Nieważna jest nawet forma dokumentów. Każdy z nich mógłby wyglądać zupełnie inaczej. Dla urzędu skarbowego istotne są inne kwestie, jak np. ciągłość numeracji czy też właściwe dane sprzedawcy i odbiorcy. W praktyce jednak zdecydowana większość przedsiębiorców wystawianie faktur pozostawia programom w tym celu zaprojektowanym. Generowanie dokumentów kosztowych jest obowiązkiem każdego właściciela firmy, dlatego każdy przedsiębiorca realizuje tę czynność z należytą starannością, żeby w razie potrzeby kontroli skarbowej wszystkie aspekty prowadzenia działalności były przejrzyste i transparentne. Jeżeli jednak obowiązki te wykonywane są odręcznie, zdecydowanie łatwiej o wszelkie błędy ludzkie, które przecież mogą zdarzyć się każdemu. Utrzymanie przez długi czas maksymalnego poziomu koncentracji jest niemożliwy, dlatego zwłaszcza w czasie wystawiania dokumentów w dużej liczbie, lepiej zdać się na automatyzację.

Program do fakturowania – co umożliwia?

Bez wątpienia wystawianie faktur sprzedażowych za pomocą programu to oszczędność czasu i energii. Korzystanie z gotowych szablonów, automatyczne numerowanie kolejnych dokumentów czy dostęp do bazy klientów, zamiast samodzielnego uzupełniania za każdym razem nazwy, numeru NIP i adres to spore ułatwienie. Szczególnie odczuwalne jest to jeśli weźmiemy pod uwagę wystawianie faktur cyklicznych. Wielu przedsiębiorców posiada stałych kontrahentów, którym wystawiane są faktury cykliczne. Zarówno generowanie, jak i wysyłanie faktur z pomocą programu jest niezwykle wygodne. Tym bardziej, że prosty w obsłudze program do fakturowania większość zadań wykona za nas. Dotyczy to zarówno standardowych dokumentów, jak i np. faktur zaliczkowych czy korygujących. Łatwy w obsłudze program do faktur online to pomoc nie tylko przy zwykłych dokumentach sprzedażowych.

Dużo łatwiejsze jest chociażby generowanie plików JPK, do których prawo obliguje każdego płatnika VAT. Program nierzadko oferuje także możliwość połączenia z systemami bankowymi czy magazynem online. Wszystko zależy od poziomu programu, którym się posługujemy. Faktura VAT to tylko jeden z wielu dokumentów, jaki można wygenerować przy pomocy tego narzędzia.

Pakiet przedsiębiorcy – faktura VAT i nie tylko

Faktury VAT to oczywiście podstawowa funkcjonalność tego typu programów. Jednak wybierając narzędzie dla siebie, warto sprawdzić także inne opcje. W wystawianiu faktur VAT pomoże z pewnością baza danych kontrahentów. Nazwy, numery NIP, dane adresowe – to wszystko można uzupełniać ręcznie tylko raz, albo nawet pobrać dane z CEiDG poprzez wpisanie jedynie NIP-u. Programy umożliwiają także łączność z zewnętrznymi systemami księgowymi, jeśli korzystamy ze wsparcia profesjonalistów przy prowadzeniu firmowej księgowości. Faktura VAT standard to oczywiście podstawowy dokument, ale nie zapominajmy także o ewidencji paragonów fiskalnych. Dobry program zadba o klientów kompleksowo, uzupełniając m.in. dane kont bankowych, komplet danych kontrahenta a nawet nazwę produktu bądź usługi. To zdecydowane ułatwienie w procesie ewidencji przychodów, gdyż czasami łatwo wystawić fakturę, ale znacznie trudniej odpowiednio ją katalogować i przechowywać nawet w uproszczonej księgowości. Intuicyjny program zapewni nam dostęp do wszelkich dokumentów o każdej porze. Nawet prosty program posiada sporo pamięci, co oznacza łatwy dostęp do wszystkich rodzajów faktur.

Program do wystawiania faktur nie tylko do dokumentów sprzedaży

Liczba przydatnych funkcji dla małych i średnich firm nie kończy się na tym, że generuje i przechowuje faktury. Innym usprawnieniem może być automatyczna wysyłka w przypadku, kiedy wygenerowane faktury mają trafić do biura rachunkowego. Program do faktur może być więc również komunikatorem między przedsiębiorcą, a księgowym. Jednak nie tylko biuro rachunkowe może być zadowolona z takiego rozwiązania. Kolejny aspekt, który możemy usprawnić w swojej firmie dzięki możliwości programu to tzw. moduł magazynowy. To świetne rozwiązanie dla gospodarki magazynowej, zarówno dla początkujących przedsiębiorców, jak i doświadczonych właścicieli sklepów. Możemy znacznie uprościć obsługę magazynu, gdyż działanie programu obejmuje także stany magazynowe oraz różnego rodzaju dokumenty magazynowe.