Z początkiem 2022 r. w życie weszły przepisy umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez podatników. Zgodnie z nimi, taki typ faktur stał się jedną z akceptowanych form dokonywania sprzedaży i świadczenia usług (zaraz obok stosowanych do tej pory faktur w wersji papierowej i elektronicznej). Wkrótce posługiwanie się ustrukturyzowaną formą stanie się obligatoryjne. Nastąpi to w 2024 r., a nie jak pierwotnie zakładano – 1 kwietnia 2023 r. Wynika to z decyzji Rady Europejskiej wydanej w czerwcu. Co więc warto wiedzieć zanim faktury ustrukturyzowane zaczną obowiązywać?
Spis treści
Faktury ustrukturyzowane – definicja
Zacznijmy od wyjaśnienia omawianego terminu. Faktury ustrukturyzowane to dokumenty w wersji elektronicznej o odpowiedniej formie, które zawierają wskazane w przepisach informacje. Ich wystawienie będzie odbywało się za pomocą KSeF, czyli Krajowego Systemu eFaktur. Format, w którym będą zapisywane takie faktury musi dawać możliwość odczytania oraz przetworzenia zawartych na nich informacji przez system. Z tego powodu, dane z dokumentu nie będą zapisane w formie obrazu, a specjalnych znaczników przesyłających je w ustrukturyzowany sposób. Tak więc odczytanie ich “surowej” formy przez człowieka nie będzie możliwe. Informacje na niej zawarte staną się dla odbiorcy widoczne dopiero po przetworzeniu języka odpowiedniego formatu przez system programu księgowego.
Zalety korzystania z faktur ustrukturyzowanych
O korzyściach płynących ze stosowania faktur ustrukturyzowanych wspomina Ministerstwo Finansów. Wśród zalet wymienia m.in. poprawienie się efektywności pracy, dzięki możliwości zautomatyzowanego systemu do księgowania. Za sprawą ujednoliconej formy zawartych na niej danych, faktury ustrukturyzowane są także łatwiejsze do porównywania czy odnajdywania interesujących nas informacji. W tradycyjnej formie zajmuje to więcej czasu. Dzięki korzystaniu z systemu obsługującego taki typ dokumentowania sprzedaży zmniejsza się także ryzyko zapomnienia o danej fakturze, ponieważ wszystkie znajdować się będą w jednym miejscu. Co istotne, przy ustrukturyzowanej formie redukujemy także ilość pomyłek podczas księgowania, ponieważ konkretne informacje zawsze znajdują się w tym samym miejscu, a gdy przeoczymy jakieś pole system zwróci nam na to uwagę. Oczywiście dzięki wdrożeniu znacznej automatyzacji procesów tego typu zmniejszają się także koszty księgowe. Faktury ustrukturyzowane wymagają znacznie mniejszej obsługi.
Czym różnią się faktury ustrukturyzowane od standardowych faktur elektronicznych?
Czekając na nowe wdrożenie, warto także dowiedzieć się, czym faktury ustrukturyzowane różnią się od formy, którą znamy obecnie, czyli elektronicznej formy (zwykle w formacie PDF). Główna różnica polega na odczycie obu wersji. Faktura elektroniczna po jej otwarciu jest czytelna i zrozumiała dla człowieka. Natomiast ustrukturyzowana forma zawiera odpowiednie dane w konkretnym formacie, które przerabiane są przez programy księgowe. W związku z tym, dane z faktur ustrukturyzowanych mogą być przekazywane między systemami do księgowości bez wsparcia człowieka.
